Combien de temps doit-ton conserver les documents commerciaux

Documents commerciaux

Les entreprises suisses sont tenues de conserver leurs documents commerciaux pendant un certain temps, quel que soit leur secteur ou leur taille. Une violation de l’obligation de conserver les documents professionnels peut être sanctionnée pénalement.

La législation suisse impose aux entreprises de conserver leurs documents commerciaux pendant un certain temps. Les principales sources juridiques concernant l’obligation de conserver les documents sont le Code des obligations (CO), les lois fiscales (LIFD, LAID et LIVA), l’ordonnance sur la tenue et la conservation des livres de commerce (OTC) et le Code pénal (CP).

Règles de conservation en droit commercial

L’obligation de conservation des documents professionnels se fonde essentiellement sur les dispositions du Code des obligations. Selon l’art. 958f CO, les livres comptables, les quittances, les rapports d’activité et les rapports de révision doivent être conservés pendant dix ans (al. 1). La période commence à la fin de l’année financière respective. Alors que les rapports d’activité et d’audit doivent être conservés par écrit et signés (al. 2), les documents commerciaux et comptables peuvent être conservés sur papier, sous forme électronique ou de manière similaire, à condition que la cohérence avec les transactions et les événements commerciaux sous-jacents soit assurée et qu’ils puissent être rendus lisibles à tout moment (al. 3). En outre, les documents sur lesquels se fonde une inscription au registre des actions ou la liste des actionnaires au porteur doivent également être conservés pendant dix ans (art. 686 al. 5 et art. 697l CO). Ces obligations de conservation sont précisées dans l’ordonnance relative à la conservation des livres de commerce.

Obligations de conservation en vertu du droit fiscal

En plus du Code des obligations, les lois fiscales contiennent également des obligations de conservation. Les personnes physiques et morales exerçant une activité indépendante sont tenues de conserver leurs livres et leurs comptes annuels ou leurs déclarations de revenus et de dépenses pendant dix ans en cas de comptabilité simplifiée (art. 126 al. 3 LIFD en combinaison avec l’art. 42 al. 4 LAID). Des obligations de conservation supplémentaires se trouvent également dans la loi sur la TVA. Les assujettis à la TVA doivent conserver leurs livres, reçus, registres commerciaux et autres documents jusqu’à la prescription de la créance fiscale, sauf disposition contraire de l’art. 958f CO (art. 70 al. 2 LTVA). Les documents professionnels nécessaires au calcul de l’impôt sur le stockage et la consommation propre des biens immobiliers doivent être conservés pendant vingt ans (art. 70, al. 3, LTVA).

Conséquences d’un manquement au devoir

La violation des règles relatives à la conservation des documents professionnels fait l’objet de deux dispositions pénales. Celui qui, intentionnellement ou par négligence, ne respecte pas son obligation légale de tenir des livres, des lettres et des télégrammes d’affaires, est passible d’une amende (art. 325 CP). Si une procédure de faillite a déjà été ouverte à l’encontre de la personne concernée ou si un certificat de perte a été délivré à son encontre d’une autre manière, la violation de l’obligation de tenir des registres est punie d’une peine d’emprisonnement de trois ans au plus ou d’une amende (art. 166 CP).